En nuestro día a día en Nubip, trabajamos estrechamente con gerentes y cargos intermedios de las empresas de Euskadi. Nuestra labor es escucharles y entender los desafíos a los que se enfrentan diariamente para mantener sus empresas «en la brecha». Esto significa seguir siendo competitivas en un mercado tan cambiante y seguir adaptándose, sin perder su auténtica esencia, lo que ha hecho a cada una de ellas únicas y les ha permitido llegar a donde están hoy.
Uno de estos desafíos es la gestión del conocimiento. Nos encontramos en un momento en que la población está envejeciendo y se avecinan jubilaciones de los empleados veteranos, aquellos que poseen un vasto conocimiento interno de la empresa. Este conocimiento es un activo de gran valor, que las empresas no se pueden permitir perder
Es fundamental identificar qué perfiles dentro de las empresas poseen cada conocimiento y establecer estrategias claras para su transferencia a otros empleados. Esto incluye tanto el proceso de onboarding de nuevos empleados como la capacitación y reskilling de los trabajadores que asumen nuevos roles.
Para entender mejor cómo se aborda este desafío, asistimos a una charla donde Yuk Escribano nos cuenta su experiencia sobre la gestión del conocimiento en nuestras empresas.
Empezamos hablando sobre la necesidad de no solo tener el conocimiento documentado, sino también de difundirlo adecuadamente. Ya sabéis, podemos tener foros y repositorios donde se comparta toda esta información.
Lo importante es que no basta con documentarlo, hay que socializar y democratizar ese conocimiento, asegurarse de que esté al alcance de todos. Esto es lo que llamamos , «capturar y compartir para mejorar». Si solo compartimos sin buscar la mejora, no hacemos mucho.
También hemos hablado sobre la resistencia natural de algunas personas a compartir su conocimiento. Comparamos esto con alguien que agarra un balón de rugby y no quiere soltarlo. Desde la dirección de las empresas,debemos impulsar una cultura de relación donde se comparta información y conocimiento. No podemos ir a medias tintas en esto ; hay que chequear plazos, tener alertas sobre las salidas previstas y mitigar riesgos para evitar sorpresas indeseadas.
Yuk ha compartido con nosotros una anécdota sobre una empresa de mezclas de pavimento donde solo un técnico sabía hacer las mezclas adecuadas. Cuando se jubiló, dejó un cajón lleno de papeles desordenados y manchados de alquitrán, imposibles de descifrar para los demás. La empresa se enfrentó a un gran problema porque no había un plan adecuado para la transferencia de ese conocimiento crítico. Esto nos muestra la importancia de una buena planificación y transferencia de conocimiento.
Responsable del Área de Personas y Organización GRUPO OTEIC
Además, hemos hablado de la importancia de descubrir los «superpoderes» en los empleados. Muchas veces no conocemos todo el potencial y las habilidades adicionales que tienen nuestros empleados. Hay que hacer un inventario de estos conocimientos y saber quién los tiene y quién los necesita. Esta es una tarea fundamental para la gestión del conocimiento. No basta con tener a la gente en su puesto, también debemos saber qué otras habilidades pueden tener que podrían ser útiles.
Aquí entra la idea de los «mapas del conocimiento». Estos mapas nos ayudan a visualizar quién tiene qué conocimientos dentro de la empresa. Es como hacer un inventario, pero en lugar de contabilizar productos, contabilizamos habilidades y saberes. Con estos mapas, podemos identificar las brechas de conocimiento y planificar cómo llenarlas, pero además podemos crecer con este conocimiento adicional con el que no contábamos, y extraer el máximo potencial de nuestra organización.
Yuk también nos ha introducido el concepto de «Alter Ego», algo que en Nubip llamaríamos “Backup”. No podemos permitir que el conocimiento resida solo en una persona, necesitamos un segundo de a bordo. Este concepto es muy importante, tener a alguien que pueda cubrir las funciones críticas en caso de ausencia del titular. Así, si alguien decide quedarse de safari en Sudáfrica, su Alter Ego puede hacerse cargo sin problemas. Esto nos da tranquilidad y continuidad.
Hemos hablado también del reto demográfico y del mercado laboral. Las empresas públicas solían tener un atractivo especial por la seguridad que ofrecían. La empresa privada se está poniendo las pilas, ofreciendo cosas que antes no tenía, como el teletrabajo. Esto no significa que no haya que organizar y gestionar la oficina, pero ahora la empresa privada tiene ingredientes atractivos para las nuevas generaciones, recortando el atractivo que antes tenía solo la empresa pública. Seguro que también estáis sufriendo este reto demográfico y del mercado laboral.
Para terminar, hemos hablado de las salidas de empleados, ya sea porque se van o porque se jubilan, y cómo gestionarlas. No basta con una entrevista de salida de 15 minutos antes de que alguien se marche. Desde el momento en que se comunica la salida, debemos empezar a extraer y transferir el conocimiento crítico. Aunque muchas veces los empleados quieren ser generosos con el tiempo de preaviso, la realidad es que a menudo nos quedamos con apenas 15 días para hacer todo el proceso. Pero incluso en ese tiempo, debemos esforzarnos por capturar tanto conocimiento explícito e implícito como podamos.
También hemos comentado cómo hay conocimiento que se puede documentar y otro que no. Algunas cosas, como habilidades y contactos personales, son difíciles de transferir solo por papeles. Por ejemplo, alguien puede darte una lista de contactos profesionales, pero la relación personal que esos contactos tienen no se transfiere tan fácilmente. Necesitamos una transición que permita mantener esas relaciones.
Recordad la anécdota de la película «Armagedón» con Bruce Willis, donde él insiste en trabajar con su propio equipo de perforadores, los que conoce y en quienes confía, en lugar de los expertos de la NASA. Y es que las relaciones personales y la confianza son fundamentales en la gestión del conocimiento. No podemos simplemente reemplazar a una persona sin asegurarnos de que las relaciones y el conocimiento se transfieran adecuadamente.
Y, por supuesto, hemos discutido cómo la cultura se come a la estrategia para merendar. Si nuestra cultura no está alineada con nuestra estrategia, olvídate de la innovación. La cultura de compartir debe ser parte de nuestra estrategia diaria. La frase «Culture eats strategy for breakfast» lo resume perfectamente. Podemos tener una estrategia maravillosa, pero si la cultura va por otro lado, se merienda la estrategia. Por eso, es tan importante alinear cultura y estrategia.
Para concluir, en Nubip queremos subrayar que la gestión del conocimiento es fundamental para la continuidad y el éxito de nuestras empresas. No es solo una tarea más, es una inversión en nuestra capacidad para adaptarnos y prosperar en un mercado cambiante. Compartir para mejorar. Esa es la clave.
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